Quante email hai inviato quest’anno per concordare l’orario di una riunione? Quel balletto infinito di “va bene martedì alle 15?“, o “no, ho un impegno, mercoledì mattina invece?“, che trasforma la semplice organizzazione di un meeting in un’estenuante partita a scacchi con i calendari. Google ha deciso di mettere fine a questo supplizio quotidiano, lanciando una funzione che sfrutta l’intelligenza artificiale di Gemini per automatizzare completamente il processo di schedulazione degli appuntamenti e delle mail.
La nuova funzionalità, annunciata martedì dalla compagnia di Mountain View e riportata da TechCrunch, si chiama Help me schedule e rappresenta un’evoluzione significativa nel modo in cui Gmail e Google Calendar comunicano tra loro. Non si tratta semplicemente di un calendario condiviso o di un link per prenotare slot temporali: è un assistente intelligente che analizza il contesto delle tue conversazioni email e propone autonomamente gli orari migliori per incontrarti. Come attivarlo? Quando stai componendo un’email in Gmail e devi fissare un appuntamento, noterai un nuovo pulsante Help me schedule posizionato sotto la finestra di composizione. Un clic è sufficiente per attivare Gemini, che scandaglia immediatamente il tuo Google Calendar alla ricerca di slot liberi compatibili con la richiesta che stai formulando nell’email.
Ed è proprio qui che entra in gioco la vera innovazione: l’intelligenza artificiale non si limita a mostrarti tutti i buchi nel tuo calendario. Gemini legge il contenuto dell’email che stai scrivendo, ne comprende il contesto e agisce di conseguenza. Se nel messaggio hai scritto che vorresti fissare un incontro di 30 minuti la prossima settimana, l’AI proporrà esclusivamente fasce orarie di mezz’ora disponibili prima della fine della settimana successiva. Niente più proposte inutili, niente più slot troppo lunghi o troppo corti. Una volta che Gemini ha generato le sue proposte, hai comunque il controllo completo. Puoi modificare le opzioni, rimuovere quelle che non ti convincono o aggiungerne di nuove. Quando sei soddisfatto della selezione, le inserisci direttamente nel corpo dell’email con un semplice clic e invii il messaggio al destinatario come faresti normalmente.
Dal lato del destinatario, l’esperienza è altrettanto fluida. Riceve l’email con le proposte di orario, sceglie quella che preferisce e, come per magia, l’invito al meeting appare automaticamente in entrambi i calendari. Nessun link esterno da cliccare, nessuna piattaforma di terze parti da consultare, nessuna ulteriore conferma da inviare. Il processo si completa in modo trasparente all’interno dell’ecosistema Google che milioni di professionisti utilizzano quotidianamente. Vale la pena sottolineare che, almeno per il momento, questa funzionalità è pensata esclusivamente per gli incontri uno-a-uno. Se devi organizzare una riunione con più partecipanti o coordinare un gruppo, dovrai ancora ricorrere ai metodi tradizionali. È una limitazione comprensibile, considerando la complessità esponenziale che comporterebbe sincronizzare le disponibilità di tre, quattro o dieci persone contemporaneamente.
Chiaramente questa feature ha preoccupato molti utenti per ciò che concerne la propria sicurezza informatica, sempre messa a rischio da costanti truffe, e della propria privacy. Ma tranquilli, se voleste evitare che si attivi Gemini, vi basterà non cliccare il tasto sopracitato e tutto resterà uguale a prima. Facile no? Resterà da vedere se una cosa del genere sarà effettivamente usata e quanto sarà di aiuto per gli utenti.
